Grundsätzliches zum E-Mailverkehr: E-Mails werden über das Internet versendet und können per se nicht zuverlässig gegen den Zugriff Dritter geschützt werden, verloren gehen, von Dritten verändert oder verzögert übermittelt werden.
Einfachste Lösung für seltenen Austausch
Nutzen Sie ein Archivierungsprogramm, welches die zu sendenden Dateien mit einem Passwort schützen kann und wählen Sie ein ausreichend langes Passwort. Passwörter sollten kein einzelnes gebräuchliches Wort aus dem Duden sein, sondern mindestens Wortkombinationen oder mit Sonderzeichen abgewandelte Wörter. Ein nur 7-stelliges Passwort ist in Minuten gehackt.
Übermitteln Sie uns das Passwort immer separat, bspw. per Telefon oder wir vereinbaren dauerhaft ein festes Passwort.
Vermeiden Sie sensible Informationen im Inhalt der E-Mail selbst.
Lösungen für Mandanten mit monatlicher Buchführung oder ständig laufendem Austausch
Geteilter Ordner – die komfortabelste Lösung
Über ein fest installiertes Programm kann ein normaler Ordner auf Ihrem PC oder Server automatisch mit uns geteilt werden. Sie legen darin nur wie gewohnt Ihre Unterordner und Dateien ab. Der Austausch funktioniert in beide Richtungen, verschlüsselt und ohne weiteres Zutun.
Vielleicht ist Ihnen die „Dropbox“ bereits ein Begriff. Aus Datenschutzgründen empfehlen jedoch das freie Programm „Syncthing„.
Sprechen Sie zur Einrichtung mit uns oder Ihrem Systembetreuer.
E-Mailverschlüsselung über DATEV Signaturkarte
Über eine DATEV Signaturkarte im Zusammenspiel mit Ihrem E-Mailprogramm, bspw. Microsoft Outlook,